Ufficio segreteria

Gli Uffici di Segreteria sono aperti al pubblico nei seguenti giorni e orari:

– da lunedì a sabato dalle 7.30 alle 8.30

– da lunedì a sabato dalle 11.30 alle 13.30

– il martedì e il giovedì dalle 11.30 alle 16.00

Contatti:

Via Ripa, 2 – 25040 Bienno (BS) –

Tel. 0364 40062

email: bsic83700x@istruzione.it – bsic83700x@pec.istruzione.it

ORGANIZZAZIONE UFFICI DI SEGRETERIA

La Segreteria dell’Istituto Comprensivo di Bienno è così articolata:

Area Didattica e Servizi allo Studente

Mansioni

• iscrizioni alunni
• informazione utenza interna ed esterna
• gestione registro matricolare
• tenuta fascicoli documenti alunni – richiesta o trasmissione documenti (compresa pubblicazione on-line sul sito web dell’istituzione scolastica)
• gestione corrispondenza con le famiglie
• gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti
• gestione pagelle, diplomi, tabelloni, scrutini, gestione assenze e ritardi, gestione e procedure per adozioni libri di testo
• certificazioni varie e tenuta registri
• gestione denunce infortuni inail e assicurazione integrativa alunni e/o personale
• gestione pratiche studenti diversamente abili
• esami di stato di licenza media
• elezioni scolastiche organi collegiali
• adempimenti connessi all’organizzazione delle attività previste nel PTOF
• gestione stages/alternanza/tirocini e relativi monitoraggi.
• gestione organizzativa viaggi d’istruzione e visite guidate, stesura incarichi (personale interno) dei docenti accompagnatori, comprese le richieste di cig/cup/durc e tutti i controlli sui fornitori (si vedano linee guida 4 dell’anac)
• gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e linguistiche
• gestione borse di studio e sussidi agli studenti
• compilazione certificazioni per detrazioni fiscali delle spese di istruzione non universitarie (contributi volontari, viaggi di istruzione, viaggi, ecc.)
• verifica situazione vaccinale studenti
• esoneri educazione fisica
• collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione problematiche connesse ai contagi da covid-19 e ai “soggetti/studenti fragili”
• verifica e registrazione contributi famiglie compreso aggiornamento registro
• gestione pagamenti tramite Pagopa effettuati dai genitori
• adempimenti connessi con il d.lgs. 33/2013 e d.lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente
• pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “pubblicità legale albo on-line”.

Area Personale e Stato Giuridico

Mansioni

• tenuta gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del personale ata (di diritto e di fatto)
• tenuta fascicoli personali analogici e digitali
• richiesta e trasmissione documenti
• predisposizione incarichi e nomine docenti ed ata
• predisposizione contratti di lavoro
• compilazione graduatorie interne soprannumerari docenti ed ata
• certificati di servizio
• convocazioni attribuzione supplenze
• costituzione, svolgimento, modificazioni, estinzione del rapporto di lavoro:
• quiescenza
• dichiarazione dei servizi
• rilevazione permessi l.104/92 e inserimento nuove certificazioni
• pratiche cause di servizio
• anagrafe personale
• preparazione documenti periodo di prova
• controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione
• gestione supplenze
• comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego.
• aggiornamento assenze e presenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative
• gestione assenze per scioperi e compilazione statistiche di adesione agli stessi
• autorizzazione libere professioni e attività occasionali
• anagrafe delle prestazioni da comunicare al ministero della funzione pubblica
• gestione rilevazione presenze del personale ATA attraverso i sistemi di   rilevazione delle presenze
• collaborazione con l’RSPP per adempimenti d. lgs 81/08.
• gestione commissioni esame di stato I grado
• ricostruzioni di carriera, pratiche pensionamenti.
• gestione ed elaborazione del tfr – incarichi del personale; – pratiche assegno nucleo familiare;
• visite fiscali
• collaborazione con il ds per segnalazioni e gestione problematiche connesse ai   contagi da covid-19 e ai “lavoratori fragili”
• pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez.
• “pubblicità legale  albo online”, ad esempio per quanto riguarda l’individuazione del personale supplente.

Area Protocollo e Affari Generali

Mansioni

• registro protocollo informatico
• gestione corrispondenza elettronica compreso l’indirizzo di PEO e di PEC (Posta Elettronica Certificata)
• archivio cartaceo e archivio digitale
• pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “Pubblicità legale Albo online”.
• comunicazione dei guasti all’ente locale (Comuni)

Area Acquisti e Magazzino

Mansioni

• cura e gestione del patrimonio
• tenuta degli inventari
• rapporti con i sub-consegnatari attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi.
• tenuta del registro dei contratti (parte acquisti beni e servizi).
• tenuta dei registri di magazzino
• richieste CIG/CUP/DURC/TRACCIABILITA’
• acquisizione richieste d’offerte
• redazione dei prospetti comparativi
• emissione degli ordinativi di fornitura
• gestione delle procedure connesse con la privacy.
• collaborazione con DSGA per le pratiche relative agli acquisti.
• registrazione su Bilancio Sidi impegni relativi agli acquisti.
• pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “Pubblicità legale Albo online”.
• tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF (in collaborazione con DSGA)
• bandi per il reclutamento del personale esterno
• stipula contratti con esperti esterni connessi alla gestione dei progetti.
• supporto al personale